TP05: Organigrama, cursograma y workflow.
Nombre y Apellido: Matías Cosentino.
DNI: 43041099
1. Identifiquen y definan brevemente cada uno de los
conceptos considerados.
2. Realice un glosario de los temas desarrollados.
Organigrama
El
organigrama es una representación gráfica del esqueleto de una organización,
permite obtener una idea rápida de cómo está organizada. Además, sirve como
herramienta para el análisis organizacional, ya que servirá para detectar
fallas en la estructura. En un organigrama vemos claramente cada unidad o
departamento y la relación con otras unidades. Siendo así, si algo está
funcionando mal podemos estudiar el gráfico para entender y ubicar el problema.
Generalmente el
organigrama se hace al mismo tiempo que nace una organización, para dejar en
claro los pestos jerárquicos y la organización de la compañía. Es muy
importante que este se mantenga siempre actualizado, ya que la estructura de la organización puede
cambiar.
Basándome en la clasificaciones planteadas por Enrique B.
Franklin (en su libro “Organización de Empresa”) y Elio Rafael de Zuani (en su
libro “Introducción a la Administración de Organizaciones”), pongo en
consideración al lector la siguiente clasificación de organigramas:
POR SU NATURALEZA
Este grupo se divide
en tres tipos de organigramas:
*Microadministrativo:
Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global
o mencionar alguna de las áreas que conforman.
*Macroadministrativos: Involucran
a más de una organización.
*Mesoadministrativos: Consideran
una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico.
Cabe señalar que el termino mesoadministrativo corresponde a una convención
utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en
el sector privado.
POR SU FINALIDAD
Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
*Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas
que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es
decir, como información accesible a personas no especializadas. Por ello, solo
deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser
graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas
dimensiones.
*Analítico:
Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados
aspectos del comportamiento organizacional, como también cierto tipo de
información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión
macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto,
de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de
gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son
personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus
aplicaciones.
*Formal:
se define como tal cuando se representa el modelo de funcionamiento planificado
o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su
aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se
considera formal cuando el mismo haya sido aprobado por el director de dicha
sociedad.
*Informal:
Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta
todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
POR SU ÁMBITO
Este grupo se divide
en dos tipos de organigramas:
*Generales:
Contienen información representativa de una organización hasta determinado
nivel jerárquico, según su magnitud y sus características. En el sector publico
pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto
que en el sector privado suele hacerlo hasta que el nivel de departamento u
oficina.
*Específicos:
Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
POR SU CONTENIDO
Este grupo se divide
en tres tipos de organigramas:
*Integrales:
Son representaciones graficas de todas las unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que
los organigramas generales e integrales son equivalentes.
*Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen
asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de
organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organización en forma general.
*De
puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También
se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
POR SU PRESENTACION O DISPOSICION GRAFICA
Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas:
*Verticales:
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma
escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual,
los manuales de organización recomiendan su empleo.
*Horizontales:
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el
extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en
tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas
horizontalmente
*Mixtos:
Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para
ampliar las posibilidades de graficacion. Se recomienda utilizarlos en el caso
de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
*De
bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de
integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su
cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
*Circulares:
En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se
ubica en el centro de una serie de circuitos concéntricos, cada uno de los
cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro
hacia los extremos, y el último circulo, osea el más extenso, indica el menor
nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican
sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por líneas
que unen las figuras.
Cursograma
Es una representación gráfica, con la que logramos de
forma sistemática y secuencial, documentar las actividades que realizan en una
organización.
Conocido también como gráfico
de proceso, el cursograma permite analizar las labores para detectar errores o
mejoras.
Tipos de
cursogramas:
_Verticales: desde el dibujo, se desarrolla
dentro de una columna, donde las distintas partes que intervienen no están individualizados.
Contiene texto explicativo al costado.
_Horizontales: Se
desarrollan en forma amplia con varias columnas, donde cada una es un sector.
No requiere narrativos.
Simbología del
cursograma:
El círculo representa
una acción en general (emitir una factura, llamar, entregar un producto, etc.).
El cuadrado indica
una acción de control (autorización de gasto, cotejo de remitos, calidad,
etc.).
El semióvalo representa
una demora en el proceso.
El triángulo es
un archivo definitivo.
El triángulo
invertido señala un archivo transitorio.
El rombo representa
una alternativa de acción.
El rectángulo
con base ondulada es un documento (remito, factura, etc.).
La flecha une
los símbolos e indica el traslado de un documento, un producto o simplemente el
curso de la acción.
También hay que tener en
cuenta que un cursograma se construye siempre de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo. La hoja puede separarse en columnas en las que se ubican
los distintos participantes del circuito, para que quede claro quién es
responsable por cada tarea.
Normas IRAM
*Norma 34501- Símbolos generales
para la representación gráfica: se refiere a la simbología a utilizar en los
cursogramas
*Norma 34502-Tecnicas para la
representación gráfica: se refiere a las técnicas de diagramación.
*Norma
34503-Lineamientos generales para el diseño de los formularios para la
representación gráfica: se refiere a los formularios utilizados para dibujar
los cursogramas.
Workflow
Workflow se refiere al flujo
de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado.
Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su
definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y
controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de
negocio.
Las nuevas tendencias, a la
hora de regular las organizaciones, hacen WorkFlow una herramienta clave para
lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades
administrativas y comerciales.
La evolución de Workflow
consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el
control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la
información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o
procedimientos previamente definidos.
Según los procesos de negocio que implantemos en la
empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:
Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y
eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de
negocio.
Mejora del control de procesos a través de la
normalización de los métodos de trabajo.
Mejor atención y servicio al cliente; un incremento
en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los
niveles de respuesta a los clientes.
Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de
acuerdo con las necesidades empresariales.
Optimización de la circulación de información
interna con clientes y proveedores.
Integración de procesos empresariales.
Glosario
.Organización: Las organizaciones son unidades deliberadamente
construidas, dotadas de una estructura de roles funcionales dirigida al logro
de fines específicos.
.Estructura (de una
organización): Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo
luego la coordinación de las mismas.
.IRAM: Instituto
Argentino de Racionalización de Materiales.
Bibliografia
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